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DIGITALIZAÇÃO E ARMAZENAMENTO INFORMATIZADO DE PRONTUÁRIO MÉDICO

Prontuário médico, segundo Conselho Federal de Medicina, é “o documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada” (Resolução CFM 1.638/2002) [1].

Nessa direção, o prontuário é um documento gerado após qualquer atendimento por profissionais da área da saúde (dentista, nutricionista, enfermeiro, psicólogo, fisioterapeuta, etc.).

Como documento legal, de conteúdo sigiloso e científico, o prontuário do paciente é uma forma de comunicação oficial entre os diversos profissionais da equipe multidisciplinar, permitindo a continuidade dos cuidados prestados ao indivíduo, e servindo de referência para questões administrativas, legais e financeiras [1].

A importância desse documento, ao paciente, é inegável, servindo como fonte de consulta para facilitar e melhorar a assistência recebida por ele, motivo pelo qual o manuseio e o arquivamento do prontuário devem ser feitos com cuidado e zelo.

Levando em consideração tamanha importância do documento, em 28/12/2018, foi publicada a Lei nº 13.787/2018, que, juntamente com a Lei nº 13.709/2018 (Lei de Proteção de Dados Pessoais), traz uma inovação na gestão do prontuário médico, dispondo sobre a possibilidade de digitalização e utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio desse documento [2].

DIGITALIZAÇÃO

O processo de digitalização de prontuário de paciente será realizado de forma a assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital (art. 2º).

A digitalização deverá reproduzir (copiar) todas as informações contidas nos documentos originais (art. 2º, parágrafo 1º). Ex.: se, no prontuário, havia um DVD com as imagens da ressonância magnética, tais imagens também deverão ser armazenadas no sistema informatizado [3].

REQUISITOS TÉCNICOS PARA A DIGITALIZAÇÃO

No processo de digitalização será utilizado certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito, além de obedecer a requisitos dispostos em regulamento, a ser publicado futuramente (art. 2º, parágrafos 2º e 3º).

DOCUMENTOS ORIGINAIS PODERÃO SER DESTRUÍDOS

Os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização (art. 3º).

Mas, antes da destruição, os documentos digitais deverão ser obrigatoriamente analisados por uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade (art. 3º).

Essa comissão constatará a integridade dos documentos digitais e avalizará a eliminação dos documentos que os originaram. Em outras palavras, ela conferirá se todos os documentos estão digitalizados corretamente e, estando tudo adequado, autorizará a destruição dos originais (art. 3º, parágrafo 1º).

DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO

Os documentos de valor histórico serão preservados de acordo com o disposto na legislação arquivística (art. 3º, parágrafo 2º). Ex: prontuário de um paciente no qual se descobriu a cura para determinada doença ou a eficácia de um novo tratamento [3].

SISTEMA INFORMATIZADO DEVERÁ SER SEGURO

Os meios de armazenamento de documentos digitais deverão protegê-los do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados (art. 4º).

Por isso, os documentos oriundos da digitalização de prontuários de pacientes serão controlados por meio de sistema especializado de gerenciamento eletrônico de documentos, cujas características e requisitos serão especificados em regulamento, a ser publicado futuramente (art. 4º, parágrafo único).

VALOR PROBATÓRIO

O documento digitalizado e armazenado em conformidade com as normas estabelecidas na Lei nº 13.787/2018 e nos respectivos regulamentos terá o mesmo valor probatório do documento original para todos os fins de direito (art. 5º, parágrafo 1º).

Poderão ser implementados sistemas de certificação para atestar que a digitalização e o armazenamento cumpriram as exigências da Lei (art. 5º, parágrafo 2º).

PRAZO DE ARMAZENAMENTO

Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados (art. 6º).

Prazos diferenciados para a guarda de prontuário de paciente, em papel ou digitalizado, poderão ser fixados em regulamento, de acordo com o potencial de uso em estudos e pesquisas nas áreas das ciências da saúde, humanas e sociais, bem como para fins legais e probatórios (art. 6º, parágrafo 1º).

Alternativamente à eliminação, o prontuário poderá ser devolvido ao paciente (art. 6º, parágrafo 2º).

INTIMIDADE E SIGILO DEVERÃO SER RESPEITADOS DURANTE A ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

O processo de eliminação deverá resguardar a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações (art. 6º, parágrafo 3º).

Assim, não se pode, por exemplo, jogar os documentos médicos do paciente no lixo, de forma que fique, em tese, disponível para ser visto por outras pessoas [3].

PROCESSO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A destinação final de todos os prontuários e a sua eliminação serão registradas na forma de regulamento (art. 6º, parágrafo 4º).

VIGÊNCIA

A Lei nº 13.787/2018 entrou em vigência na data de sua publicação (28/12/2018).

Considerando que os prontuários médicos devem ser preservados por no mínimo 20 anos a partir do último registro (art. 4º, Resolução CFM nº 1.639/2002), a alternativa demonstra grande avanço em termos de gestão e economia. Ao permitir que prontuários médicos físicos, atualmente acumulados em galpões destinados unicamente para esse fim, sejam digitalizados, a medida assegura a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento, nos termos das diretrizes estabelecidas no regulamento da Lei nº 13.787/2018, a ser publicado futuramente, e possibilita o corte de custos do armazenamento cujo investimento poderá ser redirecionado para outros fins mais benéficos.

Para ter acesso a íntegra da Lei, acesse: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2018/Lei/L13787.htm

 

FONTES:

[1] https://sistemas.cfm.org.br/normas/visualizar/resolucoes/BR/2002/1638

[2] http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2018/Lei/L13787.htm

[3] https://www.dizerodireito.com.br/2018/12/lei-137872018-digitalizacao-e.html

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